Da li naša poruka stiže na pravu adresu?
Nezavisno od toga da li želimo ili ne, mi komuniciramo sa okruženjem sve vreme.
Ništa ne moramo izgovoriti, komunikacija teče… kroz osmeh, pogled, gestikulaciju, uzdah!
I bez povratne informacije, komunikacija teče… i to je poruka i ne sprečava drugu stranu da ima svoj stav o ovom pitanju.
Dakle, komunikaciju ne možemo zaustaviti!
Kada sve ovo znamo, bilo bi mudro da promislimo o svojoj poruci i svemu onome što je može učiniti efikasnom – DA STIGNE NA PRAVU ADRESU.
U nastavku želim da podelim sa vama svoja iskustva u ovoj oblasti i proverene alate za efikasno kreiranje i slanje poruka.
O čemu razmišljati u kreiranju poruke?
Složićete se da smo često na sastancima, prezentacijama, konferencijama i da nije svejedno kakvu ćemo poruku poslati auditorijumu.
Zato, hajde da postavimo OKVIR za efikasno kreiranje PORUKE!
Važno je da definišemo pet ključnih tačaka za kreiranje naše poruke na sledeći način:
- Promislimo o svojoj ULOZI – da li u komunikacioni proces ulazimo kao neko ko treba da informiše druge, motiviše, proda ideju, uveri sagovornika u ispravnost svog stava, ukaže na neadekvatno ponašanje, ili je, pak, naša uloga da pružimo podršku… Dakle, ovo je tačka od koje krećemo u pripremi svoje poruke!
- Definišimo šta je CILJ naše poruke – želimo da pohvalimo sagovonika, uputimo kritiku, podelimo svoja znanja/ iskustva, motivišemo na promene, inspirišemo druge, rešimo problem, upravljamo konfliktnom situacijom, prodamo proizvod/ uslugu/ ideju, pregovaramo i dogovaramo… ili, pak, imamo neki drugi cilj!
- Sledeća tačka za razmišljanje je o tome KOME šaljemo poruku. Koliko poznajemo osobu preko puta? Šta mogu biti njene potrebe, interesi, pretpostavke ili brige? Šta želimo da bude akcija i reakcija našeg sagovornika? Koji kanal komunikacije može biti najefikasniji iz ugla teme i sagovornika? Kako ćemo znati da je naša poruka pokucala na prava vrata?
- ŠTA treba da sadrži naša poruka, shodno našoj ulozi, cilju i profilu sagovornika je sledeće. Od koristi mogu biti sledeća pitanja: Da li je to tačno? Da li je to od pomoći drugoj strani? Da li moja poruka inspiriše? Da li je to potrebno mom sagovorniku? Kako zvuči moja poruka – šta može izazvati kod sagovornika?
- Ne treba zaboraviti dva bitna faktora: GDE I KADA poslati poruku. Praksa pokazuje da sve prethodno definisano može pasti u vodu ukoliko nismo izabrali pravi trenutak i mesto. Neke poruke treba poslati sagovorniku pred širim auditorijumom, a neke su za komunikaciju u četiri oka, u mirnom prostoru. I suprotan pristup može imati za posledicu nerazumevanje, neprihvatanje i mnogo toga sa prefiksom ne.
Kako ćemo znati da će naša poruka ostvariti svoj cilj?
Kada smo postavili okvir za svoju poruku i definisali ključne tačke, trenutak je da proverimo kakav će EFEKAT imati naša poruka.
Da li će poruka POKUCATI na prava vrata, znaćemo kada odgovorimo na sledeća pitanja:
Da li je naša poruka JASNA? Promislimo da li smo ideju predstavili tako da naš sagovornik može da razume o čemu se radi slušajući nas ili čitajući naš mail. Ili, pak, mora čitati između redova, uključivati svoje pretpostavke, prethodna iskustva i tražiti pojašnjenja…
Da li smo koristili KONCIZAN pristup u kreiranju poruke? Dobro je da se držimo poente i praktikujemo jednostavnost u izlaganju. Koristimo kratke rečenice i poznate reči tako da nas svako može razumeti, osim ako nemamo neki drugi cilj. Ako nešto možemo reći u dve rečenice, ne bi trebalo da koristimo četiri!
Da li smo bili KONKRETNI? Naša poruka će pokazati našu konkretnost u izlaganju ukoliko sagovornik ima jasnu sliku o čemu govorimo, sa tačno onoliko činjenica i detalja koliko je potrebno da fokus bude na poruci.
Da li je naša poruka TAČNA? Tačnost informacija utiče na razumevanje poruke. Proverimo na koje se činjenice oslanjamo i kakvu vrednost to ima za one kojima je poruka upućena. Takođe, obratimo pažnju na to da li smo poštovali pravila gramatike i pravopisa. Sve govori o osobi koja šalje poruku!
Da li je naša poruka KOMPLETNA? Pogledajmo da li su elementi poruke logično postavljeni, odnosno da li su sve tačke povezane i relevatne za glavnu temu, tako da je očigledna doslednost u pristupu. Važno je da naš sagovornik ima sve što je potrebno da se informiše i odreaguje na naš poziv za akciju.
Da li je ton u našoj poruci ADEKVATAN? Kada poruka stigne do našeg sagovornika, šta može osetiti i pomisliti – iza je dobra namera, otvorenost, prijateljski nastup, osoba od kredibiliteta ili će osetiti notu arogancije, ega, ili pasivno-agresivan pristup…
Dakle, ako želimo da naša poruka stigne na pravu adresu, neophodno je da ne vodimo samo računa o svom cilju, već i da uđemo u CIPELE SVOG SAGOVORNIKA i osvestimo njegove interese i potreba! A onda će alati o kojima smo govorili u ovom tekstu biti naš KOMPAS i prava PODRŠKA u kreiranju & slanju EFIKASNE poruke!
“Publika mora imati razlog za DELOVANJE i to mora biti NJIHOV RAZLOG, a ne vaš!” Džeri Vajsman
